Je privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en
transparante manier verwerken. In dit document, ons privacy beleid, leggen we je uit hoe de verwerking
gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, vastleggen,
ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of ze op eender welke
manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen
We hebben het hier over jou als (toekomstige) klant van ons bedrijf, als een begunstigde, een andere
betrokkene of een persoon bij een andere organisatie die met ons in contact staat.
We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw
persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen.
We kunnen ons privacy beleid aanpassen. We raden je daarom aan om geregeld ons privacy beleid te
herlezen om de wijzigingen te begrijpen.
T’Hooft Drukprojecten is een groep van ondernemingen, actief in België en die nauw samenwerken om hun
diensten en producten aan jou te leveren. De bedrijven richten zich tot andere ondernemingen.
it privacy beleid geldt voor alle vennootschappen binnen de groep zijnde:
Wanneer we in dit beleid verwijzen naar “Wij”, “Onze”, “T’Hooft Drukprojecten”, verwijzen we duidelijk
naar de groep van vennootschappen, zoals hierboven uit de doeken gedaan.
T’Hooft Drukprojecten is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.
Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw privacy-instellingen aanpassen of je recht uitoefenen dan
kan je ons bereiken op de volgende manieren:
T’Hooft Drukprojecten heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Onze DPO kan u ook altijd
contacteren op de bovenstaande coördinaten.
Voor de T’Hooft Drukprojecten of groep van vennootschappen is de Belgische toezichthoudende autoriteit
de leidende autoriteit:
Gegevensbeschermingautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00 / Contact@apd-gba.be
Je hebt heel wat rechten bij de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wanneer T’Hooft Drukprojecten
jouw toestemming vraagt dan kan je die toestemming altijd intrekken.De uitvoering van jouw rechten in
onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij uw aanvraag hebben ontvangen.
Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij u
voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode
Je hebt het recht om inzage te krijgen van de persoonsgegevens die wij over jou verwerken, de doelstelling
van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.
Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan
automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de
Europese Unie te versturen.De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch
binnen een redelijke termijn.
Het kan gebeuren dat de gegevens die we van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen
om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.
Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze
persoonsgegevens te laten wissen. Dit verzoek tot het wissen van persoonsgegevens kan door
T’Hooft Drukprojecten geweigerd worden, wanneer dit gerechtvaardigd is. Voorbeelden zijn het
uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht
tot het bijhouden van bepaalde gegevens.
Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat
de gegevens onjuist zijn, de verwerking onrechtmatig is. Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende
redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met inbegrip van
profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de
sociale en fiscale wetgeving, de belangen van een derde behartigen of met het oog op de instelling,
uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Je kan ons vragen om te vragen om de persoonsgegevens die je aan ons gegeven hebt aan een derde partij
over te dragen.
Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische
Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens
vind je hierboven in 1.4.
Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een
schriftelijk aanvraag
Wees altijd zo specifiek mogelijk als je je rechten wil laten uitoefenen. Zo kunnen we jouw aanvraag correct uitoefenen.
Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar
dat de aanvraag altijd dient vergezeld dient te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager
overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen.
Maak dan wel even uw pasfoto en identiteitskaartnummer zwart, ter bescherming van uw privacy. Wanneer we van oordeel zijn
dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan
op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.
Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken.
Hierbij sommen we de belangrijkste op:
Als klant bij ons doe je een beroep op onze diensten of koop je onze producten. Om je een correcte
uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief,
boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren. Dit geldt eveneens als je leverancier van
T’Hooft Drukprojecten bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de
leveranciers contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.
Wij verkopen, huren of geven uw persoonsgegevens niet door aan derden voor hun eigen gebruik.
Zakelijke relaties zijn onze klanten en leveranciers.T’Hooft Drukprojecten verwerkt de persoonsgegevens van
betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het
verstrekken van informatie over de producten en diensten en om zakelijke relaties te onderhouden.
Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciers beheer verwerken we de volgende gegevens:
naam, voornaam, adres, telefoonnummer en/of gsm nummer, functie, e-mailadres, BTW nummer en financiële gegevens.
Onze potentiële nieuwe klanten hebben interesse in onze producten en diensten. T’Hooft Drukprojecten wenst hen dan
ook op de hoogte te houden. Om met hen te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens:
naam, voornaam, telefoon en/of GSM nummer, functie, e-mailadres.
We kunnen camera’s gebruiken in en rond onze gebouwen. Als het om bewakingscamera’s gaat dan respecteren
we de wettelijke regels. Je herkent de gebouwen onder camerabewaking aan een duidelijke zichtbare sticker.
Beeldopnames worden maximaal 15 dagen bewaard. Uitzonderingen hierop zijn:
Wij delen jouw gegevens alleen met personen, die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen,
indien ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren. Deze personen zullen jouw gegevens
verwerken onder dezelfde grond als wij ze van je gekregen hebben.De bedrijven in de groep
T’Hooft Drukprojecten zijn sterk aan elkaar verbonden en wisselen in het kader van hun relatie persoonsgegevens uit.
Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn
onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. T’Hooft Drukprojecten werkt
enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en operationeel vlak garanderen.
Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.
T’Hooft Drukprojecten gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is,
worden de gegevens verwijderd.Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke
bewaartermijn.De persoonsgegevens van potentiële nieuwe klanten, de prospecten, bewaren we initieel 5 jaar.
Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de prospect en T’Hooft Drukprojecten dan gaat vanaf dit contact
opnieuw een periode van 5 jaar in.De persoonsgegevens van bestaande klanten, leveranciers, onderaannemers, ….,
bewaren we initieel 10 jaar. Mocht er in deze periode een nieuw contact geweest zijn, dan gaat vanaf dit
contact opnieuw een periode van 10 jaar in.
Drukkerij T’Hooft en Select Mail, vinden de bescherming van persoonsgegevens erg belangrijk. Drukkerij T’Hooft
en Select Mail handelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) – ook wel
bekend als de General Data Protection Regulation (GDPR). Als Drukkerij T’Hooft en Select Mail een Opdracht
uitvoeren voor Opdrachtgever, zal Drukkerij T’Hooft en Select Mail namens Opdrachtgever persoonsgegevens verwerken
in het kader van de Opdracht en Overeenkomst. Ten aanzien van deze verwerkingen is Opdrachtgever
“Verwerkingsverantwoordelijke” en handelt Drukkerij T’Hooft en Select Mail als “Verwerker” in de zin van de AVG.
De verplichtingen en de rechten van Partijen in dit kader zijn vastgelegd in de “Verwerkersovereenkomst”,
die Partijen verplicht moeten sluiten op grond van de AVG. Deze Verwerkersovereenkomst is onderdeel van
en opgenomen in deze Voorwaarden, zie Bijlage
Tussen:
Verwerkersovereenkomst tussen: - Klanten van Drukkerij T’hooft en Select Mail verder aangeduid als ‘de klant’ of ‘verwer- kingsverantwoordelijke’;
En:
Drukkerij T’Hooft, met maatschappelijke zetel te Brugstraat 182, 9880 Aalter, ingeschreven in het KBO met ondernemings- nummer BE 0445.798.934,
rechtsgeldig vertegenwoordigd door Bruno Braem, in de hoedanigheid van CEO;
Select Mail, met maatschappelijke zetel te Brugstraat 182, 9880 Aalter, ingeschreven in het KBO met ondernemingsnummer BE 0457.726.172,
rechtsgeldig vertegenwoordigd door Regina Vergult, in de hoedanigheid van bestuurder;
Hierna “Verwerkers” genoemd;
Samen worden Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker de “Partijen” genoemd;
Overwegende dat:
De overeenkomst waarbij Verwerker in opdracht van een Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgege- vens verwerkt.
Alle relevante privacywetgeving zoals van kracht in België, waaronder de verwerking van persoons-
gegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016.
De Verordening van het Europees Parlement en de Europese Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen
in verband met de verwerking van persoons-
gegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
Een natuurlijke of rechtspersoon die het doel van en de middelen voor de Verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Een natuurlijke of rechtspersoon die ten behoeve van de Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
Iedere derde partij die door Verwerker wordt ingeschakeld om ten behoeve van Verwerker persoonsge-
gevens te verwerken, zonder aan het rechtstreeks gezag van Verwerker te zijn onderworpen.
De identificeerbare natuurlijke persoon wiens Persoonsgegevens verwerkt worden.
Alle informatie en gegevens over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als
identificeerbare wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd met name aan
de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online indentificator of één of
meerdere element die kenmerkend zijn voor culturele, sociale, economische, fysieke, genetisch of psychische identiteit
van die natuurlijke persoon.
Een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van
Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen,
structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending,
verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Een inbreuk op de beveiliging van Persoonsgegevens die ernstige nadelige gevolgen heeft voor de bescher- ming van Persoonsgegevens.
de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer. Vanaf 25 mei wordt de officiële benaming “Gegevensbeschermingsautoriteit”
De door de Partijen ingeschakelde personen voor de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst die onder hun verantwoordelijkheid zullen werken.”
De Verwerker zal de Persoonsgegevens, die hem naar aanleiding van deze overeenkomst ter beschikking zijn gesteld,
geheimhouden en zich houden aan de Privacywetgeving, voor zover van toepassing op die gegevens, en aan de verplich-
tingen opgelegd door deze Overeenkomst. In dit kader verbindt de verwerker er zich toe om de Persoonsgegevens enkel te
verwerken op basis van schriftelijke instructies van de Verwerkersverantwoordelijke.
In bijlage 1 van deze overeenkomst zijn bepaald : de aard en het doel van de verwerkingen, de soort verwerkingen, de mid-
delen waarmee de verwerkingen gebeuren, de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevens.
Partijen komen overeen dat deze overeenkomst de gehele overeenkomst uitmaakt en vervangt eerdere afspraken over dezelfde materie in voorafgaande verwerkersovereenkomsten tussen beide Partijen.
Voor een correcte uitvoering van de taken als Verwerker kan er beroep worden gedaan op (sub)verwerkers volgens de bepalingen van artikel 4 van deze Overeenkomst.
De Partijen verbinden er zich uitdrukkelijk toe de Persoonsgegevens van de Betrokkenen te beschermen en zich te houden aan de relevante Privacywetgeving evenals aan de minimale veiligheidsnormen die door de Toezichthoudende Autoriteit worden opgelegd.
Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel van en de middelen voor de Verwerking en geeft hiervoor de nodige instructies aan Verwerker. Verwerkingsverantwoordelijke stelt de Persoonsgegevens onverwijld ter beschikking van Verwer- ker voor de Verwerking ervan in het kader van de overeengekomen opdracht. Hij garandeert dat de Verwerking van de Per- soonsgegevens, waaronder de doorgifte van de Persoonsgegevens, gebeurt overeenkomstig de relevante Privacywetgeving.
Indien de opdracht tot Verwerking wijzigt, brengt de Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker hiervan tijdig op de hoogte.
Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de opdracht tot Verwerking van de Persoonsgegevens niet onrechtma- tig is en geen inbreuk maakt op de rechten van de Betrokkenen. Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat voor de Verwerking door Verwerker een adequate wettelijke grondslag aanwezig is. De Verwerkingsverantwoordelijke staat in voor de rechtmatigheid van de Verwerking.
Ten aanzien van de in bijlage 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepas- selijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Persoonsgegevens van 27 april 2016.
Verwerker mag enkel de Persoonsgegevens verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de opdracht en volgt alle instructies van Verwerkingsverantwoordelijke op. Hij verbindt zich er toe de Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken voor de in deze overeenkomst omschreven doeleinden. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is bepaald. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd. Verwerker handelt in overeenstemming met de bepalingen in deze overeenkomst. Als Verwerker een instructie in strijd acht met de Privacywetgeving zal zij de Verwerkingsverantwoordelijke onverwijld hiervan op de hoogte brengen.
Verwerker mag de Persoonsgegevens niet opslaan, overdragen of op andere wijze verwerken op een locatie buiten de Europese Economische Ruimte of doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Verwerkingsverantwoordelijke.
Verwerker verwerkt de Persoonsgegevens die door Verwerkingsverantwoordelijke zijn doorgegeven, voor zolang dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst. Van zodra de opdracht is uitgevoerd, maakt Verwerker binnen redelijke termijn, tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, een einde aan elk ander gebruik van de Persoonsgegevens dan wat noodzakelijk is om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen de gegevens te recupereren die aan Verwerker werden toevertrouwd
De Verwerker zal de Persoonsgegevens bewaren in server logs of databases om zijn verplichtingen te vervullen. Op eenvoudig verzoek daartoe van de Verwerkingsverantwoordelijke moet de Verwerker alle in het kader van deze overeen- komst verwerkte Persoonsgegevens beschikbaar maken of vernietigen.
In het geval dat een betrokkene een verzoek omtrent inzage, correctie of verwijdering richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek doorsturen aan Verwerkingsverantwoordelijke, en zal Verwerkingsverantwoordelijke het verzoek verder afhandelen. Verwerker mag de betrokkene daarvan op de hoogte stellen.
Verwerker zal op verzoek van Verwerkingsverantwoordelijke volledige en tijdige medewerking verlenen aan verzoeken van de Toezichthoudende Autoriteit of de Betrokkenen, of aan de uitvoering van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht, kan Verwerker een kopie maken en overgaan tot het nemen van een back-up. De Persoonsgegevens op deze kopieën en back-ups genieten dezelfde bescherming als de originele Per- soonsgegevens.
Verwerker houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten. Dit register bevat alle gegevens die art. 30.2. GDPR vereist.
Verwerker garandeert dat zijn Personeel uitsluitend toegang heeft tot de Persoonsgegevens voor zover dit nodig is om hun taken in het kader van de opdracht tot Verwerking uit te voeren. Verwerker zal zijn Personeel informeren over de verplichtingen van de Privacywetgeving en van deze overeenkomst.
De Verwerkersverantwoordelijke geeft aan Verwerker de algemene toestemming om de opdracht geheel of gedeeltelijk uit te besteden aan een Subverwerker.
Verwerker blijft te allen tijde het aanspreekpunt voor Verwerkingsverantwoordelijke. Verwerker blijft eveneens verantwoordelijkheid dragen voor de naleving van de bepalingen uit deze overeenkomst.
Verwerker legt schriftelijke, contractueel bindende verplichtingen op aan Subverwerker, die hetzelfde inhouden als de verplichtingen die voor de Verwerker uit deze overeenkomst voortvloeien. Verwerker zal erop toezien dat de Verwerking door de Subverwerker overeenkomstig de bepalingen in deze overeenkomst en de Privacywetgeving gebeurt.
Verwerker heeft het recht om beroep te doen op Subverwerkers naar zijn keuze, onder voorbehoud van artikel 4.1. en volgende van deze overeenkomst. Verwerker mag slechts beroep doen op de diensten van een Subverwerker die zich buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval dient de Verwerker een Subverwerker te kiezen die adequate beschermingsmaatregelen voorziet om de Persoonsgegevens te beschermen.
De verplichtingen vermeld onder artikel 3.2 gelden onverkort voor de Subverwerker.
Verwerker heeft het recht om beroep te doen op Subverwerkers naar zijn keuze, onder voorbehoud van artikel 4.1. en volgende van deze overeenkomst. Verwerker mag slechts beroep doen op de diensten van een Subverwerker die zich buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt na voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Verwerkingsverantwoordelijke. In dat geval dient de Verwerker een Subverwerker te kiezen die adequate beschermingsmaatregelen voorziet om de Persoonsgegevens te beschermen.
In het kader van de algemene toestemming zoals vermeld in artikel 4.1, verbindt de Verwerker er zich toe om de Verwerkersverantwoordelijke minstens vier (4) weken op voorhand in te lichten over de beoogde veranderingen inzake de toevoeging of vervanging van Subverwerkers, waarbij de Verwerkersverantwoordelijke de mogelijkheid wordt geboden tegen deze veranderingen bezwaar te maken (op redelijke grond). Onredelijke en ongeldige bezwaren zijn onder meer, doch niet beperkt tot, niet gedocumenteerde bezwaren; redelijke en geldige bezwaren omvatten onder meer, doch zijn niet be- perkt tot, situaties waarin de Verwerkersverantwoordelijke gedocumenteerde bezwaren heeft omtrent de capaciteit van de Verwerker om de Persoonsgegevens te beschermen en hun vertrouwelijkheid te garanderen. Teneinde geldig te zijn, dienen de bezwaren uiterlijk voor het verstrijken van de helft van de kennisgevingsperiode kenbaar aan de Verwerker gemaakt te worden.
Verwerker is gehouden tot geheimhouding van de Persoonsgegevens die hij van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt voor de opdracht tot Verwerking en van alle informatie die hij in het kader van deze Overeenkomst ontvangt. Deze geheimhoudingsplicht geldt onverkort voor het Personeel van Verwerker en voor eventuele Subverwerkers en hun Personeel.
Deze verplichting tot geheimhouding geldt niet wanneer Verwerker door de Toezichthoudende Autoriteit, een wettelijke bepaling of een rechterlijk bevel verplicht wordt deze Persoonsgegevens mee te delen, wanneer de informatie openbaar bekend is en wanneer de gegevensverstrekking plaatsvindt in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke. Elke mededeling van de Persoonsgegevens aan derden moet door Verwerker vooraf ter kennis worden gebracht van Verwerkingsverantwoor- delijke.
Deze verplichting tot geheimhouding blijft gelden na het beëindigen van de overeenkomst.
Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker nemen de vereiste en passende technische en organisatorische maatregelen om de Persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, hetzij bij ongeluk, hetzij onrechtmatig, tegen verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de verwerking doorzending van gegevens via een netwerk omvat, dan wel tegen enige andere vorm van onwettige Verwerking of gebruik.
De veiligheidsmaatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuit- voerlegging, een adequaat beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gege- vens met zich meebrengen. De veiligheidsmaatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwer- king van persoonsgegevens te voorkomen.
Verwerkingsverantwoordelijke kan aan Verwerker alle redelijke veiligheidsmaatregelen opvragen die Verwerker heeft genomen om aan de beschermingsverplichting te voldoen (zie Bijlage 2). Voor het bepalen van de relevante maatregelen wordt er rekening gehouden met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging.
Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zullen er alle redelijke inspanningen leveren om erover te waken dat de gebruikte verwerkingssystemen voldoen aan de eisen van vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid. Dit steeds reke- ning houdend met de stand van de techniek en met de redelijke kosten van uitvoering. Eveneens gaan beide Partijen na of hun systemen voldoende veerkrachtig zijn.
Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om éénmaal per jaar of na een data lek de verwerkingsactiviteiten van Verwerker en de overeenstemming daarvan met deze overeenkomst te laten controleren door zichzelf of door een onafhan- kelijke auditor. Deze auditor is verplicht tot geheimhouding. Verwerker verbindt zich ertoe zijn medewerking te verlenen en alle door de auditor gevraagde informatie te verstrekken. De auditor rapporteert in algemene termen aan Verwerkingsver- antwoordelijke
Indien Verwerker een Datalek vaststelt meldt hij dit onverwijld aan Verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker bezorgt de aard van het Datalek, welke persoonsgegevens, welke betrokkenen, de gevolgen daarvan en de maatregelen die getrof- fen zijn om de gevolgen te verhelpen of te beperken.
De Verwerker zal ook onverwijld aan de Verwerkingsverantwoordelijke elke klacht melden van Betrokkenen of derde partijen, of elk onderzoek van de Toezichthoudende Autoriteiten dat Persoonsgegevens betreft.
Alle informatie en materiaal ter beschikking gesteld door de Verwerkingsverantwoordelijke aan de Verwerker en die Persoonsgegevens bevatten zullen steeds als eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke beschouwd worden. Verwerker ontvangt slechts een beperkt gebruiksrecht voor zover nodig om de overeengekomen Verwerkingen te kunnen doen.
Verwerker is aansprakelijk voor de schade die Verwerkingsverantwoordelijke lijdt door het foutief handelen van Ver- werker. Verwerker handelt foutief bij niet-naleving van de bepalingen van deze overeenkomst en de Privacywetgeving. De Verwerker zal onder meer tot schadeloosstelling gehouden zijn voor schade veroorzaakt door storingen bij de Verwerker, en voor alle kosten en uitgaven die Verwerkingsverantwoordelijke oploopt door vorderingen van Betrokkenen en derde partijen wegens niet-naleving van deze overeenkomst door Verwerker.
Enige schadevergoeding ten laste van de Verwerker is in ieder geval beperkt tot het bedrag dat daadwerkelijk gedekt wordt door haar aansprakelijkheidsverzekering (B.A. Uitbating en/of cyberpolis). Indien, om welke reden ook, geen verze- keringsuitkering plaatsvindt, is de aansprakelijkheid van Verwerker tevens ten allen tijde beperkt tot het bedrag van de door Verwerker in verband met de Overeenkomst in rekening gebrachte vergoeding gedurende het afgelopen kalenderjaar. Verwerker kan niet aansprakelijk gesteld worden voor enige gevolgschade of schade ten gevolge van omzetverlies, com- merciële verliezen, winstderving, betaling verschuldigd aan derden, verlies van gebruik van relaties, e.d., ongeacht of deze gevolgschade door de Verantwoordelijke of door derden is geleden. Deze beperking van aansprakelijkheid blijft onverkort van kracht ook na beëindiging van de Overeenkomst.
Deze Overeenkomst loopt voor zolang als de overeenkomst waarvan deze Overeenkomst deel uitmaakt van kracht is en kan niet los van deze overeenkomst worden opgezegd, tenzij de Partijen overeenkomen dat beëindiging noodzakelijk is om zich te schikken naar de Privacywetgeving of beslissingen van de Toezichthoudende Autoriteit.
Bij het einde van de overeenkomst en wanneer de verwerkingsverantwoordelijke daar om vraagt bezorgt Verwerker aan Verwerkingsverantwoordelijke een actuele kopie van de databanken met Persoonsgegevens die verwerkt werden. Deze doorgifte van informatie gebeurt te goeder trouw. Nadat alle Persoonsgegevens zijn doorgegeven, maakt Verwerker onmid- dellijk een einde aan de Verwerking en vernietigt hij elke kopie of back-up die hij nog bezit.
| Aard en doel van de verwerking | Productie van gepersonaliseerd drukwerk |
|---|---|
| Middelen waarmee de verwerkingen gebeuren | IT platformen van T’Hooft en Select Mail, FTP server, e-mailplatform, adresseerprinters, offset & digitale persen |
| Soorten verwerkingen van de persoonsgegevens | Verzamelen Ordenen Opslaan Mailen Bijwerken Opvragen Verrijken Raadplegen Gebruiken Doorzenden Afschermen Vernietigen |
| Categorieën van betrokkenen | minderjarigen meerderjarigen waaronder werknemers, klanten, leveranciers, andere zakelijke belangen, prospects |
| Categorieën van persoonsgegevens | Identificatiegegevens Contactgegevens |
| Organisatorische maatregelen |
|---|
| Camera bewaking |
| Toegangsrechten tot de gebouwen en de verschillende bedrijfsruimtes |
| Sensibilisering van het personeel via informatie sessies |
| Trainen van de medewerkers |
| Brand- en inbraakdetectie |
| Technische maatregelen |
| Back-up systeem |
| Gebruik van Uninteruptable Power Supply |
| Maatregelen i.g.v. van brand-, inbraak-, of waterschade, of fysieke/technische incidenten |
| Afzonderlijk wifi netwerk voor bezoekers en medewerkers |
| VPN |
| Authentificatiesysteem |
| Wachtwoord beleid |
| User-ID beleid |
| Patching |
| Anti-virus |
| Firewall |
| Netwerkbeveiliging |
| Toezicht, nazicht en onderhoud van de systemen |
| Versleuteling van Persoonsgegevens |
Drukkerij T’Hooft en Select Mail verwerken ook enkele persoonsgegevens voor eigen doeleinden. Denk hierbij
aan gebruikelijke klant- en leveranciersgegevens en data die wij onder andere via onze website en persoonlijke
contacten verzamelen. Voor deze verwerking is Drukkerij T’Hooft en Select Mail de Verwerkingsverantwoordelijke
in de zin van de AVG.
Bij afwezigheid van een speciale schriftelijke overeenkomst en dan alleen in de mate van de daarin beschreven uitzonderingen, worden alle leveringen, werkopdrachten en overeenkomsten uitgevoerd volgens hiernavermelde factuuren verkoopsvoorwaarden. Onderhavige voorwaarden hebben voorrang op deze van de opdrachtgever, behoudens uitdrukkelijk en schriftelijk andersluidend beding. Onder opdrachtgever dient steeds te worden verstaan, degene die de order heeft gegeven.
Behoudens andersluidend schriftelijke vermelding is de geldigheid van alle offertes van DRUKKERIJ T’HOOFT beperkt tot 15 dagen vanaf de datum van 0verzending. Eveneens behoudens andersluidende schriftelijke vermelding, worden de offertes opgesteld zonder vermelding van wettelijke lasten en taksen, die in elk geval steeds ten laste van de opdrachtgever vallen.
Tenzij uitdrukkelijk en schriftelijk anders bepaald, is de keuze van de lettersoort evenals de lay-out aan de DRUKKERIJ T’HOOFT vrijgelaten. Het overmaken van een voor afdrukken gegeven proef of van een order tot afdrukken, ontslaat de DRUKKERIJ T’HOOFT van elke aansprakelijkheid uit hoofde van na het drukken vastgestelde fouten en/of weglatingen. Indien de opdrachtgever na enig begin van uitvoering vanwege de DRUKKERIJ T’HOOFT, enige wijziging aan zijn oorspronkelijk gegeven opdracht aanbrengt, zullen de daaraan voor de DRUKKERIJ T’HOOFT verbonden kosten in rekening worden gebracht. De DRUKKERIJ T’HOOFT heeft het recht de uitvoering van een opdracht te weigeren, onder andere aan een opdrachtgever die geheel of gedeeltelijk in gebreke is gebleven vroegere rekeningen volledig te betalen.
Volgende afwijkingen op de gegeven opdracht moeten door de opdrachtgever zonder recht tot annuleren of zonder recht op enige schadevergoeding worden aanvaard. a. het leveren van 10 tot 20% minder of meer dan de bestelde hoeveelheid, naarmate de grootte van de bestelling. b. een speling van 8% minder of meer van de mikro metrisch opgelegde dikte van het papier of karton. c. een speling van 5 tot 10% minder of meer van het metriek gewicht, naargelang de aard van het papier of karton. d. in vergelijking tot de eventuele drukproef ontstane lichte verschillen in kleur, zuiverheid, gladheid, satinering, aanblik en lijming van de uitgevoerde opdracht. De volkomen overeenstemming van de te reproduceren kleuren, de volmaakte onveranderlijkheid van de inkten en inktgeving worden niet gewaarborgd.
De leveringstermijnen van de DRUKKERIJ T’HOOFT zijn steeds benaderend en niet van strenge toepassing. Geen enkele uitvoeringstermijn kan aanleiding geven tot schadevergoeding. Vertraging vanwege de opdrachtgever daarentegen, onder andere bij het inleveren van dokumenten, handschriften, tekeningen en/of modellen, evenals bij het terugzenden van de verbeterde drukproeven en/of van de order tot afdrukken, geeft de DRUKKERIJ T’HOOFT recht op schadevergoeding, onder andere uit hoofde van de onbruikbaarheid van hulpstoffen, materieel, enz. Indien het uitvoeren van een opdracht op verzoek van de opdrachtgever binnen een kortere dan de normale of voorziene termijn extra kosten veroorzaakt, worden deze in rekening gebracht.
In principe dienen de afgewerkte goederen bij de DRUKKERIJ T’HOOFT te worden afgehaald. Indien hiervan wordt afgeweken en de DRUKKERIJ T’HOOFT zelf of door bemiddeling van een derde de goederen aan de opdrachtgever dient te bezorgen en/of deze dient te verdelen, worden de daaraan verbonden kosten aangerekend aan de opdrachtgever. Bij deze bezorging en/of distributie, reizen de goederen voor risico van de opdrachtgever. De DRUKKERIJ T’HOOFT is in geen enkel geval aansprakelijk voor eventuele onvolkomenheden en/of laattijdigheid bij voormelde bezorging en/of distributie.
Elke klacht of elk protest moet bij aangetekend schrijven en binnen acht dagen na ontvangst van de factuur en/of de goederen worden geformuleerd, bij gebreke waarvan de opdrachtgever onherroepelijk verondersteld wordt de factuur en/ of de goederen zonder betwisting definitief te hebben aanvaard en goedgekeurd. Gebreken betreffende een deel van de geleverde goederen, geven de opdrachtgever niet het recht tot afkeuring en/of weigering van de gehele partij.
In gevallen waar de aansprakelijkheid van de DRUKKERIJ T’HOOFT zou kunnen worden weerhouden, zal deze hoe dan ook beperkt blijven tot de teruggave of gedeeltelijke teruggave van de prijs die zij heeft ontvangen voor het niet-konforme gedeelte. De DRUKKERIJ T’HOOFT is in geen geval aansprakelijk voor verborgen gebreken in de door haar gebruikte en/of geleverde goederen en/of materialen. De DRUKKERIJ T’HOOFT is evenmin aansprakelijk voor om het even welke schade toegebracht aan personen of goederen, die rechtstreeks of onrechtstreeks zou zijn veroorzaakt door de door de DRUKKERIJ T’HOOFT gebruikte en/of geleverde goederen.
De clichés, plans, ontwerpen, tekeningen, foto’s, films en al de goederen, behorende aan de opdrachtgever, die zich in de werkhuizen van de DRUKKERIJ T’HOOFT bevinden, blijven er voor rekening en risico van de opdrachtgever, die hierbij de DRUKKERIJ T’HOOFT van alle aansprakelijkheid ontlast. Ditzelfde geldt voor de uitgevoerde werken en voor de goederen of leveringen voor de opdrachtgever bestemd.
De opdrachtgever die, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk, een druk- of reproduktieopdracht geeft, wordt verondersteld daartoe gerechtigd te zijn. Hij draagt eventueel samen met zijn lastgevers, en bij uitsluiting van de DRUKKERIJ T’HOOFT alle aansprakelijkheid tegenover derden. Alle door de DRUKKERIJ T’HOOFT ontworpen modellen, schetsen, zetwerk, interpretaties en schikkingen, welke ook de gebruikte techniek moge zijn, blijven haar exclusieve eigendom en mogen noch nagemaakt, noch nagedrukt worden. Zetwerk, clichés, plans, ontwerpen, tekeningen, foto’s, films, enz. door en/of voor de DRUKKERIJ T’HOOFT vervaardigd, maken deel uit van haar eigen materieel. De opdrachtgever kan er dan ook, behoudens akkoord vanwege de DRUKKERIJ T’HOOFT, nooit de afgifte van eisen.
Indien tussen enerzijds de offerte en/of de bestelling en anderzijds de volledige uitvoering van de opdracht de kostprijs wordt gewijzigd, bijvoorbeeld door stijging van lonen, taksen, prijzen voor grondstoffen, vervoer, enzovoort heeft de DRUKKERIJ T’HOOFT het recht de overeengekomen prijs aan te passen in verhouding tot voormelde stijging van de kostprijs. Ter dekking van de hoge administratiekosten kan een forfaitaire toeslag van 1,24E aangerekend worden voor faktuurbedragen, lager dan 12,39E. Uit commerciële overwegingen kan de DRUKKERIJ T’HOOFT, zonder daartoe te zijn verplicht, zelf of door bemiddeling van een derde, bij niet tijdige betaling, een of meerdere aanmaningen daartoe aan de opdrachtgever sturen. De kosten van iedere aanmaning worden aangerekend en deze zijn verschuldigd als waren zij een onderdeel van de hoofdsom van de onbetaald gebleven faktu(u)r(en).
Elke faktuur vanwege de DRUKKERIJ T’HOOFT is betaalbaar contant te Aalter ten laatste op de uitdrukkelijk vermelde vervaldag. Eventuele wissels, cheques, mandaten of kwitanties met betrekking tot enige faktuur, wijzigen aan de in dit artikel gestelde voorwaarden niets en brengen geen schuldvernieuwing teweeg. BIJ NIET- OF ONVOLLEDIGE BETALING OP DE VERVALDAG, ZULLEN HET FAKTUURBEDRAG EN DE EVENTUELE AANMANINGSKOSTEN, OF HET SALDO DAARVAN, VAN RECHTSWEGE EN ZONDER AANMANING WORDEN VERHOOGD, ENERZIJDS MET EEN INTREST VAN 10% PER JAAR EN ANDERZIJDS MET EEN SCHADEVERGOEDING VAN 10%, MET EEN MINIMUM VAN 50,00E, ONDER ANDERE TER VERGOEDING VAN BIJKOMENDE ADMINISTRATIEKOSTEN EN STOORNIS IN HET FINANCIEEL BEHEER VAN DE LEVERANCIER.
Indien op aanvraag van de opdrachtgever en in akkoord met de DRUKKERIJ T’HOOFT (die niet tot aanvaarding is verplicht) een bestelling wordt vernietigd of de uitvoering geschorst, zal de fakturatie gebeuren op het stadium van uitvoering van de goederen, hierbij wel te verstaan dat alle met de vernietiging of schorsing gepaard gaande kosten in rekening zullen worden gebracht.
Alle betwistingen die rechtstreeks of onrechtstreeks verband houden met enige door de DRUKKERIJ T’HOOFT uitgevoerde of uit te voeren opdracht zullen exclusief worden onderworpen aan de bevoegdheid van de Rechtbanken te Gent en desgevallend aan de bevoegdheid van het Vredegerecht van het 2e kanton te GENT. Bij de beoordeling van om het even welke betwisting zal steeds het Belgisch Recht van toepassing zijn.
Ingeval van interpretatiemoeilijkheden met betrekking tot deze factuur- en verkoopsvoorwaarden zal de nederlandstalige versie primeren boven de franstalige.